Cara Membuat Mail Merge Menggunakan Microsoft Word

CARA MEMBUAT MAIL MERGE MENGGUNAKAN 

MICROSOFT WORD

Hallo gaesss saya kembali lagi setelah memposting artikel saya yang berjudul TUTORIAL MENGEDIT DI FILMORA dan setelah sekian lama juga saya baru pegang laptop lagi yah itu dikarenakan apa coba?? *Hmmm apalagi kalau bukan tugas lahan dan tugas-tugas saya yang lain padahal baru semester 2 aja udah padet apalagi kalo selanjut-selanjutnya *Hahaa So langsung saja gaess di simak daripada saya curhatnya 4 bab nanti adanya kalian malah molor *Hikshiksshikss Cekidottt

Sebelumnya apa sih itu Mail Merge? Mail merge itu sebenarnya membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (Misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk mebuat sertifikat, label, dan amplop.

SYARAT :

1.      Harus ada file induk ( Master)

2.      Harus ada file data ( Data Source)

3.      Proses menghubungkan file induk dengan fil data

LANGKAH :

1.      Buka Microsoft Word terlebih dahulu (Disini saya menggunakan versi yang 2007)

2.      Kemudian langkah selanjutnya yaitu buatlah file baru (File Induk) yang bisa berbentuk surat, pesan e-mail,Amplop,Label,Buku petunjuk atau bisa juga kalian pakai file kalian yang sudah ada yang tersimpan di komputer kalian

Nah disini saya membuat format tentang surat seperti yang saya ketikan dibawah ini,Seperti Yth Bp/Ibu, Dengan Alamat, Di (Tempat), Kemudian Nama Mahasiswa, Nim, Semester dan IPK. Tetapi kalian tidak usah mengisi terlebih dahulu karena proses input datanya akan kita lakukan dilangkah berikutnya. Nah disinilah fungsi dari dari Mail merge ini seperti yang saya jelaskan di atas yaitu membantu kita untuk bekerja lebih mudah dan cepat tanpa membuang-buang waktu karena tujuan kita disini untuk mengirimkan atau membuat surat yang lebih dari satu atau banyak.

3.      Setelah kalian mengetikan surat selanjutnya yaitu kalian pilih menu “Mailings” dalam menu mailings kalian pilih “Start Mail Merge” kemudian pilih lagi paling bawah “Step by step mail merge wizard”.

4.      Nah langkah selanjutnya akan muncul jendela mail merge disebelah kanan seperti dibawah ini kemudian pilih “Next: Starting document” pada step 1 dan pilih lagi “Next: Select Recipient” pada step 2

5.      Nah pada step 3 kemudian centang “Type a new list” selanjutnya pilih “Create”.

Maka akan muncul jendela baru seperti di bawah ini nah disinilah kalian bisa mengisi format data dan data dari isi surat tersebut tetapi karena disini format datanya berisi format yang disediakan oleh microsoft word sendiri jadi kita perlu membuat format data sesuai yang kita inginkan kemudian pilih “Customize Columns”

Setelah itu akan muncul jendela baru lagi kemudian kalian pilih “Delete” dan “Yes” sampai format data yang disediakan oleh Microsoft word terhapus semua.

Setelah terhapus semua kalian tinggal pilih “Add” dan ketikan format yang kalian inginkan satu persatu kemudian “Oke”

Setelah semua format datanya sudah kalian tambahkan setelah itu tinggal pilih “Oke”

Kemudian langkah selanjutnya yaitu kalian tinggal mengisi data-datanya sesuai format dan kalau kalian mau berpindah kebawah untuk mengisi kolom selanjutnya pilih “New entry”. Setelah data-data sudah diketikan tinggal pilih “Oke” Kemudian akan muncul jendela untuk menyimpan *saya sarankan agar kalian menyimpan di DATA D atau DATA C dan jangan menyimpan di Sistem karena untuk mencegah kalau terjadi kerusakan pada laptop kalian maka data yang disimpan di tempat yang saya sebutkan tadi tidak akan hilang. Maka setelah kalian menyimpan akan muncul jendela lagi tinggal di “Oke” saja.

6.      Langkah selanjutnya yaitu pilih “Next: Write your letter” pada Step ke 3

7.      Pada Step 4 disini ketikan surat (Disini kalian sudah menuliskan surat atau file induknya dilangkah 2)

kemudian langkah selanjutnya kalian tinggal menghubungkan file induk dan file data caranya kalian tempatkan cursor kalian di daerah dimana informasi yang akan ditampilkan seperti dibawah ini

kemudian pilih “Insert Merge Field” dan pilih format datanya seperti No, Nama Orang Tua dsb sesuai cursor yang kalian tempatkan. Begitu terus selanjutnya.

8.      Setelah semuanya sudah di masukan kemudian langkah selanjutnya yaitu pilih “Next: Previews your Letters” pada step 4

9.      Pada Step 5 untuk melihat data sebelumnya yang sudah di masukan di surat atau file induk maka klik tombol “Preview Result” kemudian untuk melihat surat selanjutnya yaitu klik tombol “Navigator”. Setelah itu pilih “Next: Complete the merge”

10.  Pada Step 6 jika kalian ingin melihat keseluruhan dari surat yang sudah kalian masukan data tadi maka tekan tombol “Edit Individual letters” kemudian “Oke”.

Nah sekarang kalian sudah bisa melihat semua surat tadi kemudian selanjutnya “Save/Simpan”